Etusivu > Medialle > Artikkelit > Viisi vinkkiä tehokkaampaan etätyöskentelyyn

Viisi vinkkiä tehokkaampaan etätyöskentelyyn


Jarmo Laaksonen, DNA Oy

Jarmo Laaksonen on DNA:n tuotepäällikkö ja vastaa yrityksille suunnatuista pilvi- ja uc-palveluista. Hän työskentelee etänä usein sekä kotona riippumatossa että junassa matkalla Turusta Helsinkiin ja toisinpäin.

Etätyöskentely on kasvanut Suomessa nopeasti. Lähes jokaisen tuttavapiirissä on joku, joka viettää osan työviikostaan etänä. Etätyöskentelystä on tullut niin arkista, että tuskin kukaan enää kyseenalaistaa sen hyötyjä toimistossa työskentelyn rinnalla. Etätyö vähentää tunnetusti yritysten kustannuksia ja parantaa työntekijöiden työhyvinvointia. Täysin ongelmatonta etätyöskentely ei kuitenkaan ole, ja olenkin kerännyt viisi vinkkiä, joista ehkä on apua sinullekin:

1. Jaksotus

Etätöiden parhaaksi puoleksi kerrotaan usein joustavat työajat: “on kivaa kun saa nukkua vähän pitempään ja juoda rauhassa aamukahvia”. Aamukahvi kannattaakin nauttia rauhassa, mutta sen jälkeen työskentelyajat kannattaa jaksottaa selviin stintteihin. Turhauttavin etäpäivä on sellainen, että koko päivän tekee vähän kaikkea, mutta lopulta ei ole saanut mitään aikaiseksi. Olen kehittänyt itselleni seuraavanlaisen jaksotuksen, jota noudattamalla saan aikaan pieniä ihmeitä:

Aamupäivä (tyypillisesti 8:00 - 11:30)

- 100% työasioita. Ei uutisia, ei Twitteriä, ei mitään muuta.

Tauko (tyypillisesti 11:30 - 13:30)
- 0% työasioita: saatan käydä pitkällä lounaalla tai lenkillä/kuntosalilla, tai vaihtoehtoisesti syön kotona sohvalla ja katson samalla jonkun elokuvan. Mitä kukin nyt tykkää tehdä vapaa-aikanaan.

Iltavuoro (tyypillisesti 13:30 - 17:00)

- 100% työasioita.


2. Pilvessä

Käynnistän aamulla tietokoneen, avaan ensin VPN-yhteyden jotta pääsen kiinni firman dokumentteihin ja…” Jos päiväsi alkaa näin, niin kerron nyt salaisuuden: yrityksessäsi teette sen väärin. Työdokumentit ja tiedostot kuuluvat pilveen, josta pääset niihin käsiksi mistä vain, milloin vain, millä tahansa laitteella - helposti ja turvallisesti. Ideaalinen tilanne on se, että voit työskennellä täydellä teholla ja asentamatta yhtäkään sovellusta vaikka kirjaston tietokoneelta eikä koneelle jää sinusta tavuakaan tietoja kun lopetat. Isolle osalle työntekijöistä tämä on jo saavutettavissa. Jos käytät vielä työkaluja ajalta jolloin tätä pidettiin virtuaalisena todellisuutena: tee itsellesi palvelus ja ota yhteyttä tänne.


3. Luova työ

Luovan työn tekijöille rutiinin noudattaminen ei välttämättä sovellu, tai ainakaan rutiinia ei voi suorittaa yksin ja paikallaan tietokoneen edessä kahdeksaa tuntia päivässä. Sama pätee haastavien, kekseliäisyyttä ja mielikuvitusta vaativien ongelmien ratkomiseen. Tämä haaste yleensä korostuu etätöissä, kun ympärillä ei ole vipinää eikä työkavereiden iloista hälinää. Yleisesti toimivaksi osoittautunut tapa on lähteä ulos lenkille esimerkiksi koiran kanssa. Ulkona aivot saavat happea ja vaihtuvat maisemat stimuloivat mielikuvitusta. Toinen hyvä tapa on hyppiä ja tanssia musiikin tahdissa. Tanssiminen kiihdyttää verenkiertoa ja kasvattaa endorfiinien tuotantoa aivoissa, mikä tutkitusti parantaa mielikuvitusta. Tämä tosin vaatii jonkun juuri sinulle sopivan ennen kuulemattoman kappaleen löytämistä. Voit kokeilla vaikka tätä, tätä tai tätä. Kolmas ja ehdottomasti tehokkain - mutta myös vaikein - tapa on aiheuttaa itselleen hallitsematon adrenaliiniryöppy benjihypyllä, laskuvarjohypyllä tai vastaavalla. Eilen niin mahdottomalta tuntuneen toimitusprosessin korjaaminen on pikkujuttu, kun on juuri hypännyt ulos liikkuvasta lentokoneesta.


4. Waste no time

Jos kuulut nykyajan some- ja uutispalveluista täysin riippumattomaan vähemmistöön, voit hypätä tämän kohdan yli. Meille muille on kehitetty työkalu ajan tuhlaamisen seurantaan. Moni hukkaa huomaamattaan tunteja päivässä ampparit.com:issa, Iltalehdessä tai Twitterissä. Wastenotime on ilmainen selaimen lisäosa, joka kellottaa paljonko aikaa olet käyttänyt milläkin sivuilla tänään. Pahimmat addiktit voivat jopa määrittää esimerkiksi vain 10 minuuttia aikaa päivässä Facebookille ja 15 Twitterille. Kun aika on kulunut loppuun, wastenotime estää pääsyn ko. sivustoille ja kehottaa tekemään jotain tuottavampaa. 

Lataa wastenotime ilmaiseksi Chrome selaimelle täältä

Lataa vastaava työkalu ilmaiseksi Firefoxille täältä


5. Wunderlist

Teet etätöitä tai et, niin sinun tulisi käyttää tehtävälistoja. Ilman tehtävälistoja aivosi säilyttävät tehtäviä välimuistissa, ja se johtaa usein työasioiden pulpahteluun mieleen vapaa-ajallakin, ja aiheuttavat pahimmillaan vakavia uniongelmia. Toinen lieveilmiö on tietysti se, että asioita jää tekemättä - varsinkin etätyössä, kun tehtävän antaja ei muistuta siitä ja olemassaolostaan kahvihuoneessa. Hyvänä nyrkkisääntönä kannattaa pitää tätä: aina kun lupaat jotain, kirjoitat sen tehtävälistaan. Tehtävälistaa tulee tietenkin säilyttää pilvessä, jolloin se pysyy aina mukana. Yksi parhaita tehtävälista-palveluita on Wunderlist, joka on saatavilla ilmaiseksi älypuhelimille, tableteille ja selaimille.
Lataa Wunderlist ilmaiseksi täältä

Kokeile näitä ja jaa kommenteissa myös parhaat omat vinkkisi!

Löydät Jarmon Twitteristä nimellä @jarmolaaksonen