Etusivu > Blogi > Joustava työ on tulevaisuutta, myös valtionhallinnossa

Joustava työ on tulevaisuutta, myös valtionhallinnossa

"Ennakkoasenteet ja muutosvastarinta ovat suurimmat esteet uudentyyppisten työtapojen, kuten etätyön lisääntymiselle." Näin sanovat työ- ja elinkeinoministeriön strategiajohtaja Antti Joensuu ja sihteeri Kaija Nevalainen. Kaksikko tietää mistä puhuu, sillä heidän yksikkönsä on osallistunut viime syksystä lähtien ministeriön tulevien työtilojen ja joustavien työtapojen pilotointiin. Kokemukset ovat olleet hyviä: kielteisiä kommentteja ovat antaneet lähinnä ne henkilöt, jotka eivät uusia työnteon tapoja ole testanneet.

Etätyötä ministeriössä on tehty jo kymmenisen vuotta, joten joustava työ ei ole organisaatiossa vierasta. Antti ja Kaija ovat kuitenkin huomanneet siihen liittyvien pelisääntöjen kaipaavan päivitystä. "Pilottihankkeen alussa uudistimme etätyökäytäntöjä kevyemmiksi. Aiemmin etätyön tekemiselle piti määritellä tarkka paikka ja aika, vaikka joustavien työtapojen idea on juuri siinä, että töitä voi tehdä silloin ja siellä missä parhaalta tuntuu", Antti ja Kaija huomauttavat.

Halukkuutta etätyöhön organisaatiosta löytyy: TEM:ssä tänä vuonna tehtyyn kyselyyn vastanneista työntekijöistä kolme neljäsosaa ilmoitti joko jo olevansa etätyön tekijä tai halukas jatkossa työskentelemään myös etänä.

Yhdessä suunniteltu tila helpottaa työrutiineja

TEM:n toimintoja keskitetään lähivuosina, jolloin työntekijöiden isot yksityishuoneet vaihtuvat niin sanottuihin monitiloihin. Monitilassa työntekijä voi valita työntekopaikakseen tarpeesta riippuen tiimi-, vetäytymis- tai kokoustilan. Muutoksen ennakoimiseksi Eteläesplanadin tiloihin valmistui elokuussa 2011 pilottityötila, jossa työskentelee tällä hetkellä konserniohjausyksikön viisihenkinen ryhmä.

"Yksikkömme tehtävä on koordinoida ja ohjata ministeriön eri osastoja. Olemme siis yhteistyössä ja tiimiydymme monien erilaisten kokoonpanojen kanssa. Juuri tämän vuoksi ilmoittauduimme vapaaehtoisiksi pilottihankkeeseen. Uusi työtila ja uudet välineet ovat helpottaneet työskentelyämme ja lisänneet yhteisöllisyyttä", Kaija kertoo.

"Pääsimme vaikuttamaan työtilojen suunnitteluun alusta alkaen. Keskustelu työtilaratkaisuista käytiin yksinomaan sosiaalisessa mediassa, mikä vähensi byrokratiaa ja edesauttoi uusien viestintätapojen oppimista", Antti lisää.

Ei nimettyjä työpisteitä

Pilottityötilat ovat valoisat, tyylikkäät ja ennen kaikkea siistit. Tilassa ei ole nimettyjä työpisteitä, vaan paikkoja pyritään vaihtamaan sen mukaan kenen kanssa on hyvä tehdä yhteistyötä minäkin päivänä. Näin ollen pöydille ei jätetä omia tavaroita, vaan ne siirretään työpäivän päätteeksi seinän vierustalla oleviin kaappeihin. "Tämä käytäntö on jo selvästi vähentänyt tulostamista, ja sisäilma on parantunut", Kaija vinkkaa.

Työtila on Antin ja Kaijan mukaan pysynyt rauhallisena, mutta erityistä keskittymistä vaativien työtehtävien tai pitkien puheluiden varalta viereinen huone on yksityistila, jonka oven voi vetää perässään kiinni. Lyhyempiä työpuheluja yksikkö on jopa kannustanut käymään yhteistilassa, sillä niiden kuulemisesta voi olla hyötyä vierustoverille. Smartboard-valkokangas taas mahdollistaa esimerkiksi dokumenttien yhteistyöstämisen ilman aikaa vievää sähköpostirumbaa.

"Työtila ja sen yhteydessä oleva kahvihuone ovat osoittautuneet loistopaikoiksi pikapalavereiden pitämiseen ja luonnolliseen ajatusten vaihtamiseen. Tiimityö toimii huomattavasti paremmin kuin yksittäisestä linnakkeesta toiseen huutelu, ja aiheuttaa itse asiassa vähemmän meteliä", Kaija kertaa huomioitaan.

"Pilottihankkeessa testataan myös etätyökäytäntöjä, mutta toistaiseksi suurin osa meistä on viihtynyt uusissa tiloissa niin hyvin, että ei ole oikein malttanut olla poissa. On kuitenkin tärkeää, että sekin mahdollisuus on olemassa."

Antti ja Kaija toivottavat myös ulkopuoliset organisaatiot lämpimästi tervetulleiksi tutustumaan tiloihin. Tähän mennessä vieraita on käynyt maakunnista asti, ja vastaavia työtiloja on suunnitteilla useita.

Käsitykset työelämästä kaipaavat tuuletusta

"Tulevaisuudessa työn tehokkuutta ja tuloksellisuutta täytyy entisestään lisätä. Tässä kehityksessä erilaiset sähköiset palvelut, sosiaalinen media ja etävälineet ovat merkittävässä asemassa. Valtionhallinto ei ole kuitenkaan vielä täysin hahmottanut muutoksen vääjäämättömyyttä ja uusien työtapojen mahdollistamaa työn laadun ja viihtyvyyden paranemista", Kaija ja Antti toteavat.

"Tulevaisuudessa työ tulee pilkkoutumaan entistä pienempiin osiin niin, että yksittäinen työntekijä tarjoaa erityisosaamistaan mahdollisesti useallekin työnantajalle. Sähköisten välineiden lisääntyessä rajat työ- ja yksityiselämän välillä häilyvät. Kellokortit ja kahdeksasta neljään -tyyppinen ajattelu ovat jo nyt aikansa eläneitä, niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. Haluamme kaikki tarjota työnantajalle muutakin kuin läsnäolopalveluja", Antti summaa.

 

Teksti ja kuva: Anna Toppari