Etusivu > Blogi > Niin vaikeaa…vai onko?

Niin vaikeaa…vai onko?

Videoneuvottelut jakavat mielipiteitä – toiset tykkää, toiset ei. Niille, jotka vielä kamppailevat videoneuvotteluiden käyttöönoton ja väliin jättämisen rajamailla, olemme keränneet vastauksia neljään eniten askarruttavaan kysymykseen. Ettei nyt jäisi näiden takia kokeilematta.

 

1) Videoneuvotteluissa materiaalin jakaminen ja seuraaminen on haastavaa

Nykyaikainen videoneuvottelu perustuu yhä useammin samaan ratkaisuun, jota käytetään pikaviestintään ja muuhunkin verkkoneuvotteluun. Helpoimmillaan materiaalia jaetaan vetämällä hiirellä jaettava materiaali verkkoneuvotteluikkunaan. Videoneuvottelun esittämisessä pätevät samat hyvän esiintymisen periaatteet kuin muuhunkin esiintymiseen. Aina kannattaa miettiä, mitä haluaa kuulijoilleen viestiä ja minkälaista materiaalia käyttää viestin välittämiseen. Videoneuvottelussa käsiteltävän asialistan ja materiaalin voi jakaa myös etukäteen digitaalisen jaetun muistikirjan (esim. OneNote) avulla. Nämäkin voi upottaa kalenterikutsuun – jonka kautta neuvotteluun voi liittyä. Kuulostaa iisiltä, koska se on sitä.

 

2) Videoneuvotteluissa ei synny oikeaa vuorovaikutusta

Videoneuvottelussa kaikkien osallistujien on hyvä osallistua videon välityksellä! Näin nähdään muiden osallistujien ilmeet ja eleet, eikä unohdeta esim. toisen paikkakunnan osallistujia, jos lähdetään vaikka tauolle. Nykyaikainen verkkoneuvottelu tarjoaa myös monia mahdollisuuksia osallistujien osallistamiseen. Voidaan järjestää äänestyksiä ja jakaa sujuvasti esittäjävuoroja muille osallistujille. Uusimmissa ratkaisuissa videoneuvottelun rinnalla käyty tekstimuotoinen keskustelu jää myös tarvittaessa talteen yrityksen sisäiselle keskustelupalstalle.

 

3) Videoneuvottelut on hankalia, eikä niitä ole helppo laittaa pystyyn ilman omaa Data-Jaria

Ei pidä paikkaansa! Jos osaa käyttää kalenteria, osaa pystyttää videoneuvottelun. Tämä ei kuitenkaan poista sitä, että aina on hyvä valmistautua hyvin ja varmistaa että kulloinkin käytettävä laitteisto toimii, mukaan lukien neuvotteluhuoneen videoprojektori, jotta samassa tilassa olevat voivat seurata yhteiseltä ruudulta esitystä.

 

4) Videoneuvottelujärjestelmään investoiminen on kallista

Pilvipalvelut ja nykyinen tietokoneiden oma kameratekniikka ovat tuoneet videoneuvottelumahdollisuuden jokaisen ulottuville. Enää ei tarvitse rakentaa erillisiä videoneuvotteluhuoneita ja matkustaa niihin neuvottelemaan. Myös useimmilla matkapuhelimilla voi osallistua sujuvasti videoneuvotteluun. 

Mietitkö vielä? Tässä muutama perustelu video- ja verkkoneuvotteluille! Neuvotteluun ei tarvitse erikseen matkustaa – saat varmemmin oikeat osallistujat paikalle. Et ole ainakaan ulkopuolisista syistä myöhässä – vältät liikenteestä ja kelistä johtuvat viivästykset. Kiireiselle voi olla myös pelastus, että palaverista voi poistua aiemmin ilman, että kokous loppuu – joskus palaverista pitää vain lähteä kesken pois, mutta nyt voit olla mukana vaikkapa pelkän äänen välityksellä pelkkää puhelinta käyttäen. Ja lisäksi, hyvää voi laittaa kiertämään. Nimittäin jos oma väki osaa käyttää videoneuvottelua, on samat tavat helppo opettaa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Heidät voi kutsua neuvotteluihin mukaan ihan samalla tavalla.

 

>> Jaa NYT oma #fiksumpityö-esimerkkisi