10 vinkkiä viestintävälineiden tehokkaaseen käyttöön
- Mieti, mikä viestintäväline sopii parhaiten tilanteeseen:
- Puhelin suoraan vuorovaikutukseen.
- Pikaviestit pikaisiin kysymyksiin tai lyhyeen ajatustenvaihtoon.
- Sähköposti silloin, kun et tarvitse välitöntä vastausta, kun haluat selostaa asiasi rauhassa tai kun tarvitset dokumentin käydystä keskustelusta
- Älä käytä sähköpostia, jos odotettavissa on keskustelua tai ristiriitoja. Tartu mieluummin puhelimeen, ja ota yhteyttä henkilökohtaisesti.
- Säästä omaa ja muiden aikaa tarkistamalla ennen yhteydenottoa tavoittelemasi henkilön pikaviestimen läsnäolotieto.
- Kunnioita työtovereidesi pikaviestimen tilailmoituksia, äläkä häiritse turhaan kokouksissa olevia työtovereitasi.
- Älä epäröi käyttää Ei saa häiritä -tilaa, jos haluat työskennellä keskittyneesti.
- Luo henkilöryhmiä projekteista tai aiheista, joiden parissa työskentelet eniten. Tällöin oikeiden henkilöiden tavoittaminen on helppoa ja nopeaa.
- Älä kirjoita pikaviestiin liikaa rivejä, vaan lähetä useita lyhyitä ja peräkkäisiä viestejä.
- Selvitä, lukevatko työtoverisi mielummin blogia kuin viikoittaisia sähköpostin uutiskirjeitä.
- Oletko jo kokeillut yhteisöllistä kirjoittamista eli Wikiä? Luovan tiimin kannattaa ehkä kirjata ideat saman tien ylös.
- Poista sähköpostin ja pikaviestien hälytystoiminnot käytöstä erityisesti silloin, kun olet kokouksessa tai pidät esitystä.